Car policy
Richtlijnen voor het gebruik van bedrijfswagens.
Wat is een car policy en waarom is het belangrijk?
Een car policy - ook wel wagenbeleid genoemd - is een intern document waarin een bedrijf de spelregels vastlegt rond het gebruik van bedrijfswagens. Het bepaalt wie recht heeft op een wagen, welke modellen beschikbaar zijn, hoe het gebruik geregeld wordt en wat er gebeurt bij schade of het einde van de arbeidsovereenkomst.
Zodra u als werkgever een bedrijfswagen ter beschikking stelt, is het sterk aan te raden om dit te doen op basis van een duidelijke car policy. Het document legt vanaf het begin vast wat de rechten en plichten zijn van zowel werkgever als werknemer. Zo voorkomt u misverstanden en beschikt u over een duidelijke leidraad bij vragen of conflicten.
In een goed uitgewerkte car policy worden onder andere volgende zaken vastgelegd:
- De voorwaarden voor toekenning van een bedrijfswagen.
- Of de wagen ook voor privégebruik mag worden ingezet.
- De aansprakelijkheid in geval van schade, boeten of overtredingen.
- Wat er gebeurt met de wagen bij schorsing of beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
- Afspraken over onderhoud, brandstofverbruik, gebruik in het buitenland en fiscale aspecten.
Een duidelijke car policy biedt transparantie voor de werknemer én helpt de werkgever om het wagenpark op een efficiënte en budgetvriendelijke manier te beheren - of u nu kiest voor leasen of huren.
Niet zeker welke formule het best past bij uw bedrijf? Lees meer over de keuze tussen leasing en renting.
Een e-car policy afgestemd op vandaag en morgen
De overstap naar elektrische mobiliteit is volop aan de gang. Werkgevers en werknemers staan voor nieuwe uitdagingen en verwachtingen. Een goed doordachte e-car policy helpt om het gebruik van elektrische en plug-in hybride voertuigen helder, eerlijk en praktisch te organiseren.
Deze aanpak maakt het beheer en gebruik van elektrische voertuigen overzichtelijk voor zowel werkgever als medewerkers. Naast de klassieke elementen van een car policy - zoals de keuze van merken, budgetten, procedures en gebruiksregels - worden ook de nieuwere aspecten van elektrische mobiliteit integraal opgenomen.
Laadinfrastructuur en laadkaarten
Elektrisch rijden vraagt om de juiste ondersteuning. Daarom voorziet het beleid in een laadstation bij de werknemer thuis, gekoppeld aan een laadpas. Voor de installatie wordt een tussenkomst van €1.700 (excl. btw) voorzien. Eventuele meerkosten zijn voor rekening van de werknemer. Het laadstation blijft vier jaar eigendom van de werkgever en wordt daarna kosteloos overgedragen aan de werknemer.
De installatie is afhankelijk van een positieve elektrische audit, die éénmalig vergoed wordt. Noodzakelijke aanpassingen aan de elektrische installatie zijn ten laste van de werknemer. Bij verhuis regelt de werknemer zelf de verplaatsing van het laadpunt.
De laadpas registreert het verbruik van bedrijfswagens en wordt gebruikt voor facturatie. Voor privégebruik kan een bijkomende laadpas worden aangevraagd, waarvan het verbruik voor eigen rekening is. Werknemers worden aangemoedigd om zoveel mogelijk op het werk te laden, aangezien dat financieel voordeliger is dan thuis of publiek laden.
Elektriciteitskosten correct terugbetaald
De kosten voor het thuis opladen van de bedrijfswagens worden vergoed volgens een forfaitair tarief dat tweejaarlijks wordt bepaald door de Commissie voor de Regulering van de Elektriciteit en het Gas (CREG). Dat biedt transparantie en voorspelbaarheid. Overschrijdingen boven een grens van €0,40/kWh (incl. btw) kunnen op jaarbasis worden doorgerekend aan de werknemer.
Tankkaart bij plug-in hybrides
Voor plug-in hybride voertuigen blijft een tankkaart beschikbaar. Hierop geldt een maximumverbruik van 150 liter brandstof per maand. Niet opgenomen liters worden niet overgedragen naar een volgende maand, wat het brandstofverbruik beheersbaar houdt.
Mobiliteitsbudget en multimodale keuzes
Het beleid houdt ook rekening met alternatieve mobiliteitsoplossingen. Werknemers kunnen kiezen voor een klassieke bedrijfswagen, maar ook voor een mobiliteitsbudget waarmee ze andere vervoersmiddelen gebruiken zoals een elektrische fiets, een step of het openbaar vervoer. Zo wordt mobiliteit flexibel, persoonlijk én duurzaam.
Fiscaal duidelijk en zonder verrassingen
Alle voorziening rond elektrisch rijden - van laadpas tot terugbetaling van elektriciteit - zijn fiscaal correct ingebed. Ze hebben geen impact op het Voordeel Alle Aard (VAA) van de bedrijfswagen en ook het gebruik van het laadstation voor het opladen van de dienstwagen wordt als inbegrepen beschouwd.
Slim beheer en digitale opvolging
Via tools zoals de EDI Charging app kunnen werknemers hun laadbeurten eenvoudig opvolgen en beheren. Elke laadpas is gekoppeld aan een specifieke wagen. Bij verlies kan één reservekaart gratis worden aangevraagd, latere vervangingen worden aangerekend. Ook het laadstation zelf is digitaal verbonden voor een transparante opvolging.
Duidelijke afspraken en verantwoordelijkheden
Heldere richtlijnen zorgen voor correct gebruik. Misbruik van laadpas of laadstation kan leiden tot het intrekken van voorzieningen. Verandert de functie van een werknemer, dan wordt nagegaan of het gebruik van een (elektrisch) voertuig nog gerechtvaardigd is.
Krijg hulp van onze fleetexperts
Een doordacht wagenbeleid is vandaag onmisbaar in een veranderend mobiliteitslandschap. Of je nu volledig overstapt op elektrisch rijden of een hybride oplossing zoekt, onze fleetexperts helpen je graag verder.